Pieczątka – obowiązek czy wygoda?

Pieczątka – obowiązek czy wygoda?

W Polsce co prawda prawo nie nakłada na nikogo obowiązku posiadania pieczątki firmowej, lecz jak to wygląda w praktyce? Pieczątka jest dla wielu jest przedmiotem bardzo praktycznym i znacznie ułatwia pracę w biurze, załatwianie formalności w urzędach i bankach. Wygoda płynąca z możliwości używania pieczątki zamiast pisania swoich danych po raz setny (zwłaszcza w przypadku faktur i umów) jest oczywista, czasami dla kogoś wręcz niezbędne okazują się być pieczątki imienne (imię i nazwisko lub nazw firmy oraz imię i nazwisko), także pieczątki dla księgowości: dekretujące czyli sprawdzające zgodność merytoryczną, rachunkową, formalną oraz pieczątki indeksujące. Pieczątki indeksujące bardzo często występują razem z datownikiem i nazwą firmy. Równie istotne są pieczątki z numerem konta bankowego firmy, które umieszczamy na fakturze przelewowej, taka pieczątka jest dużo bardziej widoczna niż wydrukowane te same dane na fakturze. Kolory tuszu może być czarny, niebieski, zielony, czerwony, który już nie jest zarezerwowany dla urzędów, szkół czy innych instytucji państwowych, oraz fioletowy (który niestety nie jest dostępny przy wszystkich rodzajach pieczątek). Ponadto dzisiejsze pieczątki są bardzo nowoczesne technologicznie, dostępne praktycznie w każdym rozmiarze i formacie, automatyczne i tradycyjne, z nieblaknącym i wodoodpornym tuszem, który można wielokrotnie uzupełniać.

Dodatkowo atutem pieczątki jest możliwość jej szybkiego wykonania, można ją wykonać nawet w 5 minut i nie jest to chwyt reklamowy. Wyrobienie pieczątki można opisać w trzech krokach - podanie  treści, jaką chcemy mieć na naszej pieczątce i złożenie przez grafika tej treści w odpowiednim stylu graficznym, potem akceptacja (i ewentualna korekta) treści merytorycznej i wizualnej pieczątki oraz wybranie koloru tuszu, na koniec pozostaje nam tylko odbiór gotowej pieczątki.

Pieczątka powinna zawierać nazwę pełną lub skróconą w brzmieniu zgodnym z dokumentami rejestracyjnymi; adres siedziby (ewentualnie dodatkowo inny adres prowadzenia działalności); dane kontaktowe: numer telefonu, faxu, adres e-mail, adres strony www; NIP. Do niedawna podmioty podlegające wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (posiadające numer REGON) w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym były zobowiązane do podawania numeru identyfikacyjnego w pieczęciach firmowych. Obowiązek taki nakładał na nie art.43 ust.3 Ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Z 1995 r., Nr 88, poz. 439, z późn. zm.). W świetle tego przepisu wszelkie pieczęcie firmowe powinny zawierać numer REGON. Gdy go nie zawierały, nie mogły być wykorzystywane (przy założeniu, że dany podmiot pieczątkę posiadał). Przepis ten został uchylony Ustawą z dnia 19 grudnia 2008 roku o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 r., Nr 18, poz. 97), która weszła w życie 7 marca 2009 roku.

Ale co w sytuacji, gdy nie chcemy wyrabiać sobie pieczątki? Jak już wspomniałam nie ma takiego prawnego obowiązku, ale w praktyce jest ona wymagana przy zakładaniu rachunku bankowego, jak również przy wypełnianiu druków ZUS, PIT-ów, zeznań finansowych dotyczących działalności gospodarczej. Wiele innych przykładów znamy z życia np. odmowa rozliczania przez służby finansowe faktur albo delegacji z powodu braku pieczątki.

Myślę, że warto zwrócić uwagę na światowy trend odchodzenia od używania pieczątek i zaznaczyć, że brak konieczności używania pieczątek byłby krokiem naprzód, w stronę informatyzacji i bardzo ułatwiłby funkcjonowanie obywateli, w tym przedsiębiorców.

Kategorie:

Tagi:

Liczba wyświetleń: 1253

Komentarze

« powrót